Lo que dicen las oficinas que trabajan con Actualex
Firmas y despachos en Colombia comparten su experiencia con el soporte administrativo operativo de nuestro equipo.
Lo que comentan nuestros clientes
Marcela Vargas
Coordinadora, firma de consultoría — Medellín
Llevábamos meses buscando una forma de descargar la carga documental de nuestro equipo sin contratar un empleado de planta. El Plan de Apoyo Dedicado nos funcionó desde el primer mes. El coordinador asignado entendió rápido cómo trabajamos y las entregas llegaron a tiempo casi siempre. Solo hubo un par de semanas de ajuste al inicio, que es normal cuando alguien nuevo entra a entender sus procesos.
Junio 2025
Ricardo Arango
Socio director, despacho profesional — Bogotá
Empezamos con el plan de Soporte de Tareas para ver si el servicio era lo que prometía. Funcionó bien para la preparación de documentos y la organización de archivos, que era nuestra mayor necesidad. Luego pasamos al Plan Dedicado y la diferencia fue notable: tener un coordinador que ya sabe cómo está estructurada nuestra documentación ahorra mucho tiempo en instrucciones. El precio está dentro de lo razonable para lo que ofrece.
Mayo 2025
Luisa Ospina
Gerente administrativa, firma de servicios — Medellín
Lo que más valoro es el reporte mensual. No es un documento genérico: detalla exactamente qué se hizo, cuánto tiempo tomó y qué quedó pendiente. Eso me permite gestionar mejor las tareas que todavía hacemos internamente y planificar el siguiente mes con información real, no suposiciones. El equipo responde con claridad cuando uno tiene dudas sobre una entrega.
Junio 2025
Jorge Múnera
Director de operaciones, consultora — Medellín
Migramos al Programa de Asociación Operativa hace unos meses cuando el volumen de trabajo administrativo superó lo que podíamos manejar internamente. La implementación tomó más tiempo del que esperábamos, pero fue por cuenta de las particularidades de nuestra operación, no del equipo. Ahora tenemos flujos documentados que cualquier persona de nuestra firma puede seguir. Eso vale mucho.
Mayo 2025
Carolina Acosta
Socia, despacho de servicios profesionales — Cali
Uso el servicio de Soporte de Tareas para trabajo puntual, principalmente cuando hay picos de actividad y el equipo interno no da abasto. La coordinación es sencilla: se envía la solicitud, se confirma el plazo y llega la entrega. No he tenido que hacer seguimiento activo. Para tareas de mayor volumen seguramente pasaría a un plan mensual, pero por ahora esto cubre bien lo que necesito.
Junio 2025
Felipe Giraldo
Gerente, firma especializada — Medellín
Lo que diferencia a Actualex de otras opciones que probé antes es que tienen procesos. No es una persona haciendo cosas de manera improvisada: hay un canal de solicitudes, hay plazos definidos, hay registro de lo que se hizo. Eso da tranquilidad, especialmente cuando se maneja información de la oficina. Llevan ya varios meses con nosotros y la calidad se ha mantenido constante.
Julio 2025
Cómo se traduce el servicio en resultados operativos
Situación inicial
Una consultora con cuatro profesionales dedicaba entre 6 y 8 horas semanales a tareas de captura de datos y preparación de presentaciones. Ese tiempo salía directamente de la atención a clientes.
Solución aplicada
Se contrató el Plan de Apoyo Dedicado. En las primeras dos semanas se configuró el canal de solicitudes y se definieron los criterios de preparación de documentos. A partir de la tercera semana la operación fue autónoma.
Resultado
Reducción de aproximadamente 6 horas semanales de trabajo administrativo interno. El equipo redirigió ese tiempo a atención de clientes. El costo mensual fue menor al de contratar un asistente de medio tiempo.
"La configuración inicial requirió paciencia de nuestra parte, pero una vez que el coordinador entendió cómo trabajamos, las cosas empezaron a fluir solas." — Cliente del Plan de Apoyo Dedicado
Situación inicial
Un despacho en crecimiento necesitaba externalizar la gestión de archivos y la coordinación de agendas, pero no quería asumir los costos de un empleado de planta ni trabajar con freelancers sin estructura.
Solución aplicada
Se implementó el Programa de Asociación Operativa a lo largo de seis semanas. Se documentaron los flujos de gestión de archivos y se integraron herramientas de coordinación con las que ya usaba el despacho.
Resultado
Back-office completamente externalizado. Los flujos documentados permitieron incorporar a una nueva persona al despacho sin curva de aprendizaje administrativa. Ahorro estimado del 30% frente a contratar personal fijo equivalente.
"Tener los flujos documentados cambió cómo trabajamos internamente, no solo con Actualex. Eso no lo esperábamos al inicio." — Cliente del Programa de Asociación Operativa
Situación inicial
Una firma con picos de trabajo estacionales necesitaba apoyo adicional en ciertos meses sin mantener costos fijos durante los periodos de menor actividad.
Solución aplicada
Se optó por el plan de Soporte de Tareas Administrativas, activado según la demanda de cada mes. No hay compromiso mensual fijo, lo que permite gestionar el costo de apoyo en función del volumen real de trabajo.
Resultado
Costo de apoyo administrativo ajustado al ciclo real de la firma. En los meses de mayor carga, el servicio absorbió el exceso sin afectar la atención a clientes. En meses tranquilos, sin costo fijo.
"La flexibilidad del plan bajo demanda es lo que nos convenció. No queríamos comprometernos con un costo mensual fijo sin saber si lo íbamos a usar." — Cliente del Soporte de Tareas Administrativas
Trayectoria que respalda el servicio
4+
Años operando
60+
Firmas atendidas
4.7
Calificación promedio
98%
Entregas a tiempo
Información de contacto
Teléfono
+57 604 372 68 54Correo
[email protected]Dirección
Carrera 43A #34-95, Oficina 907
San Diego, Medellín
Horario
Lun–Vie: 8:00 a.m. – 6:00 p.m.
Sáb: 9:00 a.m. – 1:00 p.m.
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